En la organización de eventos masivos en Chihuahua —conciertos, obras de teatro, conferencias y espectáculos de distinta naturaleza— existe toda una estructura de trabajo que muchas veces no es visible para el público.
La columna vertebral para realizar un evento suele ser el empresario, quien asume la parte económica y, a partir de ahí, coordina una estructura en la que participan muchas otras personas: producción, administración, logística, comercialización, relaciones públicas, publicidad y medios de comunicación, entre otras áreas.
Dentro de esa estructura existe una figura muy importante: el publicista, RP o relacionista público.
Su trabajo es fundamental porque mantiene el acercamiento con los diferentes medios de comunicación, genera difusión, distribuye boletines de prensa, coordina contenido multimedia y, dependiendo del evento, también puede participar en temas comerciales, como intercambios publicitarios por boletos o acuerdos económicos.
El problema comienza cuando, como dicen por ahí, “se suben a dos ladrillos y se marean”.
En ocasiones, algunos relacionistas públicos terminan proyectándose como si fueran los empresarios, promotores o incluso los dueños del evento, cuando en realidad forman parte del equipo contratado por quien verdaderamente está asumiendo la responsabilidad empresarial y económica del espectáculo.
Y esa diferencia importa.
Cada quien tiene una función
Justamente ahora, cuando hemos visto distintas cancelaciones de eventos masivos en el estado de Chihuahua, queda todavía más claro por qué cada integrante de la organización debe entender cuáles son sus responsabilidades.
Incluso el propio publicista puede terminar afectado cuando se involucra más allá de las funciones que le corresponden.
Su tarea debería concentrarse principalmente en atender a los medios de comunicación, generar y distribuir información, coordinar entrevistas y contenido multimedia y, posiblemente, gestionar algunos temas comerciales o intercambios publicitarios, pero siempre de la mano y con autorización del empresario.
No debería presentarse el evento como si fuera el publicista quien lo estuviera trayendo a la ciudad, porque simplemente no es así.
El empresario es el empresario y el relacionista público es el relacionista público.
Ambos son importantes, pero cumplen funciones completamente diferentes.
El bajo perfil también es parte del trabajo
Desde mi punto de vista, quien se encarga de las relaciones públicas debe mantener cierto bajo perfil.
Su trabajo habla a través de la difusión que consigue, de la relación que construye con los medios, de la capacidad para resolver necesidades de comunicación y de qué tan bien logra posicionar el evento.
No necesita convertirse en protagonista.
Precisamente por eso existe una estructura dentro de la organización de espectáculos: unas personas se encargan de las relaciones públicas; otras, del área administrativa; otras, de la logística, producción, comercialización y de muchos otros rubros necesarios para que finalmente un evento pueda realizarse.
Confundir esas responsabilidades puede provocar problemas, especialmente cuando las cosas no salen como estaban planeadas.
Cuando algo sale mal, el publicista también queda expuesto
Paradójicamente, en algunas ocasiones el publicista puede terminar incluso más expuesto que el propio empresario.
¿Por qué?
Porque es quien mantuvo contacto directo con medios de comunicación, patrocinadores, colaboradores y otras personas involucradas en la difusión del evento.
Si durante todo el proceso se proyectó como si fuera responsable del espectáculo y después ocurre una cancelación, un incumplimiento o cualquier otro problema, muchas personas naturalmente acudirán con él buscando respuestas.
Ahí está precisamente el riesgo de asumir públicamente responsabilidades que realmente corresponden a otra área.
Por eso es importante que tanto los medios como quienes participan en esta industria tengamos clara la diferencia.
El relacionista público es una pieza importante para que un evento tenga difusión y presencia mediática, pero no por eso se convierte en el empresario.
Al final, cada integrante debe asumir su función dentro de la estructura.
Y quizá la mejor manera de hacer bien las relaciones públicas sea precisamente esa: hacer que todo mundo hable del evento sin necesidad de que todo mundo hable del relacionista público.
ES! Visión
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